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开展资料管理培训 提升规范管理意识 ——鑫月实业过程资料管控培训圆满完成

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       为进一步完善各部门过程资料管理,强化资料的归整、登记、查阅、保存、移交等基本功能,防范和应对可能产生的业务经营风险,并落实3月下发的《鑫月实业过程资料管理办法》相关规定,由总经办、行政部、工程管理中心联合一起,于4月3日组织各部门资料员、文员以及工程管理中心全员参加了本次过程资料管控的培训。
       本次培训分三部分,首先由行政部文控专员练锦浓对《公司档案管理规范》以及《工程档案管理》进行了强化培训学习。行政部作为公司档案管理的最终的归口部门,负责公司结果性档案资料的收集、整理和归档,对各项目过程档案管理起到指导、监督、检查的作用。为确保工程过程中档案的完整性,项目施工过程中档案的收集整理便尤为重要。因此,在本次培训中详细介绍了资料、图纸归档内容及要求、建筑工程五方、政府往来函件的管理收集、档案整理归档国标规范、档案系统上传和录入等相关要点。
       总经办法务主管钟平伟做了第二部分培训。针对近年来鑫月公司所经历的法律案件,从实际出发,通过真实案例,深入浅出的对工程项目建设中的过程资料管理涉及的法律常识做出详细讲解,指出问题所在和改善方法。同时为了规避法律风险,提出了:及时通知、明确责任方、利用监理方、有效证据逻辑链、完善归档流程、定期梳理复盘等关键点。
       工程管理中心对于过程资料、项目资料的管控来说,意义重大,是具体实施部门。因此,专门编辑了《工程管理中心内页资料管理操作指引》,内容详尽,要求具体。包括:项目部内页资料、监理单位进场阶段资料,施工单位进场阶段资料等方面,由中心总监姜海唱逐条解读力求全员理解并遵照执行,并于培训后带领所有项目经理和资料员参观了公司档案室。

培训最后,实业公司副总经理庄总总结发言,强调四个方面:
1、 齐全--过程资料、项目资料随着工程建设进度,要第一时间收集、整理、归档,保证资料齐全,手续完备。
2、有效--不能做无用功,要细心,仔细查验每一份资料的有效性和完整性,签名、盖章、日期、原件还是复印件等重要内容,是否符合要求。
3、易查--档案整理是个技术工作,要开动脑筋,想办法,做到报表清晰,档案存放整齐有序,并能一一对应,随时方便查找。
4、责任--不仅是资料员,还包括工程师在过程资料管理过程中,要有高度的责任心,及时收集,及时归档,及时查漏补缺。

随着公司不断发展壮大,遇到的法律风险和纠纷越来越多,如何加强法律风险防范,如何收集证据,尤其是日常工作中所产生的所有过程资料、项目资料等等,显得尤为重要。通过本次培训,参训人员都有了深刻认识,相信在今后的过程资料管控中,会得到进一步提高。

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